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数字化论文：
数字化 摘要:精细化管理的含义是非常广泛的,对某一工作领域来说,关键是要找准切入点。
最近几年,长沙市城建档案馆大力加强数字化建设,实行了馆藏档案的数字化、 档案接收的数字化、 业务操作的数字化和人员管理的数字化,精细化管理不断走向深化,成绩显著。
本文通过理论和实践两方面的论证,确立了数字化是城建档案工作精细化管理的最佳途径的观点。
关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径
1 概述
精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、 规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。
目前,精细化管理已引入企业、 事业、 社团和政府机构管理等方方面面。
精细化管理要求对工作主体、 目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。
基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、 一种追求,一种管理思维,一种持续创新、 持续改进、 永不止步、 永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、 社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。
因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。
根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。
2 城建档案工作的发展现状及特点
我国城建档案工作兴起于上世纪 70 年代末、 80 年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000 年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。
至今,全国 660 多个设市城市中,已建立了近 500 个城建档案馆,区(县)城建档案室达 1000 多个,馆藏量在 4000 万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、 入库、 保管,并提供查阅和复制利用。
对人的管理、 对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、 影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。
城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。
而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。
如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。
长沙市城建档案馆从 2000 年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了 30000 多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、 管理、 利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。
3 数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面
数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。
事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、 工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、 精密控制、 精心操作、 精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。
具体地讲有以下几个方面:
3.1
档案接收的数字化
传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、 初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。
实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。
工作人员将按系统程序要求,一步步、 一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。
数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。
数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。
3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化
传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、 库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。
数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。
这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。
当然,原来的各种物理活动,如清理、 搬运、 消毒、 温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、 更少的空间、 更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。
3.3 档案查阅利用的数字化
档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、 查准。
多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。
”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、 查全的确是勉为其难的事情。
如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。
数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、 摘录、 下载、 拷贝、 打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE 搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比 GOOGLE 还要来得快,来得方便得多。
3.4 业务工作数字化
主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。
业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。
这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、 细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。
当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、 有松懈、 有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。
3.5 永不下班的城建档案馆——互联网上的城建档案馆
数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。
当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上发布的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。
但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。
3.6 基于城建档案信息的综合平台
城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。
通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合 GIS、 GPS、 RS 和 MIS 等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、 历史文化保护、 建筑设计、 规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。
这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。
我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。
4 长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果
从 2000 年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、 效率非常低、 经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息发布;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。
2005 年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、 建设和运行,目前总投资已超过 21 00 万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。
4.1
长沙市地下管线信息化工程(地下管线 GIS)
该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。
2005年就开始调研,2006 年开始实施,2007 年通过验收。
该工程对城建档案信息中最重要的部分——地下管线工程档案信息——实行全数字化管理。
其基本原理是采用 GIS 技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、 计算、 修改和动态更新等功能。
在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。
这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线 GIS系统。
目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、 建设和管理的精细化提供了极大帮助。
4.2 城建档案数字化扫描管理系统
该系统从 2007 年着手开发,2008 年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、 质量检验、 入库管理和扫描作业控制等功能。
目前,共有 40 多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、 高速文件扫描仪、 工程图纸扫描仪、 条码打印及识别仪、 激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描 20 万余卷,图纸 50 万余张,档案数字化入库信息量已达到 1 200G。该系统已经实现了与地下管线 GIS 的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。
4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统
该系统 2008 年着手开发并投入试运行,2009 年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、 补充和完善。
目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、 验收、 整理、 入库、 人事、 行政等事务处理
都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。
4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统
声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。
长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、 调研和论证,2008 年以来共投入 300 多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009 年 6 月已通过验收并投入运行。
该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线 GIS 的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、 关键信息提取分析、 格式转换、编目审核、 检索浏览、 下载输出、 编辑利用、 数据交换、 存储管理、 系统管理、 业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。
4.5 长沙市建设信息中心网站
从 1 996 年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、 长沙市城建档案管理处、 长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落...